台湾にもあった!ダメ会議パターン4つ&解決方法

台湾カルチャーショック
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こんにちは!たまごです!

今日は、台湾系企業/台湾人社員さんどうしの会議で起こった、ダメパターンを4つご紹介したいと思います。日本と同じところもあれば、違うところもあるかと思うのですが、いったいどうダメなのか、どうすればダメ会議じゃなくなるのか…について、ちょっとだけお話してみたいと思います。ご興味があればご覧ください。

台湾でプロジェクトリーダーや会議の司会をされる方に共感してもらえるとうれしいです。

意外とシャイ!黙り込む

台湾人というと、日本人に比べてストレートに発言するイメージがあるかもしれませんが、実は内心とてもシャイな人も少なくありません。それから、なにか間違ったことや場違いなことを言いたくない(メンツとも関係ある?)という心理も働くようで、「質問はありませんか」と言われても、誰かが発言するまで当分の間沈黙を守るということが意外とあります。

台北市内の中心にある会社よりも、田舎に行けば行くほどそういう傾向があるかもしれません。

参加者が人数が多かったり(10人以上など)、参加者どうしがあまり親しくなかったり、セミナーのような席の並びだったりすると、沈黙度がアップしてしまう傾向にあるようです。対策としては、単純に参加人数を絞ったり、テーブルを囲んで座るように並べ直したりすると、司会者のスキルに関わらずみんなが話しやすくなるのでオススメです。

ボールを避けまくる(笑)

会話のキャッチボールという言い方がありますが、台湾の会議で、ボールをとにかくかわしまくるというシーンに出くわしたことが何度もあります。

どういうことかというと、自分が担当したくない仕事やお客さんを自分に割り振られそうになったとき、ひたすら話題をすり替えて逃げるということです(笑)

以前、とある営業職Aさんが突然辞めてしまったとき、Aさんの担当していた大口顧客を誰が担当するかという話になりました。

そのお客さんは会社の規模も大きく、大口のお客さんです。このお客さんを担当すれば、営業職につく売上も確かに多いのですが、ワガママがひどく、しょっちゅう仕入先を振り回しては、コンプライアンス的にもアウトなやり方をしている困ったお客さんで、たとえば、「営業職のスマホに深夜・早朝に関わらずバンバン電話をかけてくる。」「気に入らないことがあると台湾語でののしってくる。」「自分の立場が強いことを利用して一方的に契約破棄してくる。」…といった感じのお客さんで、担当するメリットよりデメリットが上回ってしまうので、誰も担当したくないのです。

私からすると、次の担当が決まるまで、Aさんの上司が引き受けるのが一番妥当だと思ったのですが、会議でその上司が、部下の営業職Bさんに

「ちょっと、Bさんからそのお客さんに連絡してくれないか

と言い出します。

Bさんはサッと目をそらします。そして

「このお客様は、たしか○○の商品を検討していましたね。私はその件についてはあまり詳しくないのですが…。Cさん、なにか知ってる?

と、Cさんにボールをわたします。

こんな感じでボールを投げられた全員がボールをかわし、結局誰がそのお客さんを引き継ぐのかうやむやなまま、会議は終わってしまいました。

その後、一旦は上司が「あくまで自分はつなぎ」ということでしばらく連絡窓口をつとめたあと、最終的には新人さんに担当替えをしてしまいました。難しいお客さんなので、その後その新人さんの手に負えなくなって、部署全体がてんてこ舞いになってしまったことは、言うまでもありません…。

このケースは、上司が次の担当者に引き継ぐまで、責任を持って、担当者にふさわしい人が見つかるまで、担当を務められていたら解決できた問題でした。上司が自分の責任から逃げてしまって、メチャクチャな結果を招いてしまった例です。

細かいことが気になりすぎる

プロジェクトの会議で、細かい部分に引っかかってしまってなかなか案件が前に進まないケースがよくあります。専門職ほどいちいち細かい部分が気になってしまう傾向がある印象があります。(たとえば財務関係だと、どんな大プロジェクトでも、どの勘定科目をどう計算するかとかそういうところで引っかかってしまいがちです。)

そして、まだプロジェクトリーダーの説明も終わっていない段階で、割って入るようにして細かい質問が入ってきます(笑)更には、会議室の中でいつの間にか参加者がいくつかのグループに分かれて、自由なディスカッションが始まってしまいます。

事務屋さんも技術屋さんも、実務的な業務の話をしたがる人が多く、役職付きの人も、どちらかというとマネージャーではなくプレイヤー気質の人が多い気がします。

そして、全体的な計画とか、長期的な計画が苦手な人が多い傾向があるように感じます。中・長期的(3年〜5年先くらい)の話はおろか、来年の話をしただけで「そんな未来のことを計画するなんてムリ」と拒絶反応を示されたことが何度もあります。

みんな、なにか計画して、実施にうまく行かなかったときに責任を取らされることを恐れているようでした。だから会えて実務的な部分だけを担当したいのかもしれません。

自分の仕事を増やしたくないという理由で、わざと重要でないところにつっかかって、プロジェクトの進捗を遅らせているケースもあります。案件が大きく進展すれば、それだけ各メンバーの仕事も増えていきますもんね。

プロジェクトを成功させるには、大きな目標が何なのかをしつこく説明することと、万が一計画が失敗に終わったとしても、個々人の責任にはならないことを約束するのが大事だと思います。そうでないとみんな安全パイを小出しにするだけで、プロジェクトがちっとも前に進みません。

ケンカ

大きな音声を荒らげてケンカをするケースがあります。ケンカする人はだいたい決まったメンバーで、自分が正しいときも間違っているときも、自分を正当化したい感じの人が多いです。

個々人の業績によってボーナスの金額が変わってくる会社なのであれば、責任から逃れるために自分を全力で正当化する理由もわかる気がします。

ただ、業績が良くても悪くてもボーナスに対して反映されない会社もあって、そういう会社でも会議中たびたび社員どうしで言い争いになることがありました。成果を上げてもヘマをしても評価が変わらないのに、それでも必死に自分を正当化するのは、自分個人のメンツを守りたいからなのかな?と思います。

一方で、こういうケンカは部署同士の損得や責任問題で起こることが多い印象があります。各部門の管理職どうしで話し合って解決してもらえればそれがいいのですが、管理職どうしがいがみ合っていることも多いとなかなか手がつけられません。

ケンカの張本人に、後で、普段不満に思っていることを詳しく聞いてみると、同じプロジェクトに関わった とある部署にはボーナスが出て、自分の部署にはボーナスはまったく出ない、ということが繰り返し起こっていたということでした。ボーナスがいつももらえていない部署は、ボーナスがほしいというよりも、自分たちがいつも「割りを食っている」という気持ちでいました。それで何か部署どうしの対立があると、敏感に反応してしまうのです。

ただその一方で、そのボーナスがもらえていない部署が本来やるべき仕事の一部を、別の部署が手伝ってあげている、という事実もありました。それは会社として仕事の分担を決めたのではなく、誰もやる人がいないから、できる人が手伝ってあげたのがきっかけで、最終的にはその人の仕事になってしまっているということでした。

お互い助け合うのは素晴らしいことですが、お互いが、自分のほうが割りを食っていると思いながらイヤイヤ仕事をしていたのでは、ふとした時に不満が爆発してしまうというのも少しはわかる気がします。(だからといってオフィスで大声で暴言を吐いていい理由にはなりませんが…。)

こういう仕事の不公平感や分担の不明瞭さは、更に上の人に上申して、上の人にルールを決めてもらうのが一番いいと思います。それができない会社は、社員を粗末に扱っていると思います。

単に相性や仲が悪くてケンカになっているとすれば、最低限仲良くさせるのもアリだと思います。誰かが間に入りながら一緒に円卓を囲んでランチするとか、月に一度定例会議を開いて一緒に同じ会議弁当を食べるとか、そういうことでもいいと思います。

以前勤めていた台湾の会社で、月に一回会議弁当を食べながら、仕事とは全然関係ないくだらないユーチューブのお笑い番組を一緒に見たり、おしゃべりしたりする時間があって、メンバーはとても仲がよく、営業職と購買、研究職、管理部門の連絡ミスやコミュニケーションの行き違い、ましてやケンカは本当に少なかったです。もちろん、一緒に会議弁当を食べさえすれば人は仲良くなるわけではないのですが(笑)いろんなことがリモートでできるようになりましたが、やっぱり直接対面したり、一緒に食事したり同じ冗談で笑い合ったりするのって意外に大事だと思います。

おわりに〜成功の決めて

以上、台湾で繰り広げられているダメ会議のパターン4つでした。会議やプロジェクトが成功するか否かは、コミュニケーションの取り方もですが、やっぱり一番大事な目標をみんなで共有できるかどうかと、責任を取ってくれるリーダーがいるかどうかにかかっている気がします。そして、会社の目標(業績アップ)と個々人の欲が連結するのが一番いいと思います。個々人の欲というのは、例えば…ボーナスアップ、ベースアップ、ほめられてうれしい、好きな同僚がいる、おいしいものが食べられる…など、他人に迷惑がかからないことならどんなことでもokです。(私の場合は、毎日、「少しでも多くのボーナスがほしい!」と思いながら働いています。やる気が出るからです。)

特に会議の導入部分で失敗してしまうと、単に参加者どうしがわかり合えずに終わってしまうかもしれませんが、それを社員さんたちだけのせいにしていては何も解決しません。

たしかに非協力的でどうしようもない社員さんもいますが(笑)、台湾には頭の回転が速かったり、吸収力や柔軟性のある方々もたくさんいるので、そういう方々に味方になってもらったりついて来てもらえるようになると、だいぶスムーズに仕事ができるようになると思います。

今回はここまでです。「あるある!」と思ってくださった方、「自分はこういう方法を実践している」という方、ぜひコメントや、記事のシェアをしてくださるとうれしいです。今日もお付き合いいただきありがとうございました!

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こばやし・たまご。台湾新北市在住。東京でのサラリーマン生活、オーストラリア留学を経て、2016年より台湾企業に勤務。
ムカつくこともあるけれど、私、台湾が好きです。

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